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El estado de los vehículos que conforman la flota de una empresa de transporte influye notoriamente en la rentabilidad de la misma. Su buen mantenimiento tiene una gran importancia económica en la cuenta de resultados. En este artículo vamos a intentar mostrar por qué.

CONTROL DEL TALLER, PREVISIÓN DE GASTOS

En primer lugar, porque los vehículos envejecen, se deterioran, sufren averías. Si en la empresa se lleva un exhaustivo control de las revisiones y reparaciones de cada camión que conforma la flota, se podrán evitar muchos gastos imprevisibles que pueden echar por la borda las cuentas hechas para un periodo de tiempo determinado. Este control puede ahorrar disgustos y tener que gastar una cantidad económica que no se esperaba en, por ejemplo, averías,  inutilización de un camión o la compra de un vehículo nuevo.

PREVISIÓN DE GASTOS, AUMENTO DE LA RENTABILIDAD

En segundo lugar, porque al saber qué vehículos necesitan pasar por taller próximamente, qué vehículos gastan más en mantenimiento, cuál suele ser el gasto aproximado por camión, etc. el presupuesto previsto en taller para un tiempo determinado puede ser calculado. Gracias a esto, la rentabilidad de una empresa aumenta.

Y por último,  porque un buen mantenimiento de la flota aumenta la seguridad de todos los camiones, así como la calidad del servicio que ofrece la empresa de transporte.

En este mantenimiento, las nuevas tecnologías aplicadas al sector del transporte y de la logística pueden ser de gran ayuda. Por ejemplo, implantar en la empresa un programa para la gestión de empresas de transporte, como Novatrans,  software que incluye un módulo de Taller con el que se puede conocer el estado de la flota por completo porque permite registrar cada movimiento que se produzcan en él (ya sea taller propio o taller ajeno). Esta automatización de los datos ofrece la posibilidad de crear estadísticas con las que estudiar la gestión, productividad y rentabilidad de la empresa de transporte.

En resumen, dándole mayor importancia al taller de una flota, la seguridad y la rentabilidad aumentan al reducir los gastos imprevistos y al poder conocer el estado del pilar más importante de una empresa de transporte: los camiones.

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En verano se producen más desplazamientos y congestiones, un mayor número de vehículos sale a la carretera, y normalmente lo hacen para realizar recorridos más largos. Por ello, en esta estación del año, hay que aumentar la precaución y la prevención. En este contexto, la Dirección General de Tráfico (DGT) recoge en su página web una serie de recomendaciones y consejos para circular en esta época. 

Según los consejos de la DGT, para prevenir hay que tomar medidas como las siguientes.

En primer lugar, revisar el estado del vehículo: frenos, limpiaparabrisas, alumbrado y reglajes, niveles de líquido de frenos y aceite, presión de los neumáticos; y revisar que se dispone de recambios, chaleco reflectante y triángulos homologados.

Y en segundo lugar, planificar el viaje, la ruta. Para ello, destaca su propio servicio de información de tráfico y su aplicación móvil, de la que ya hablamos en un post anterior. La DGT considera este aspecto fundamental para “distribuir las paradas y tiempos de descanso, así como prever las dificultades del recorrido y el posible alargamiento del tiempo de trayecto”.

Para hacer más fáciles y rápidas estas medidas en empresas de transporte, estas pueden disponer de un software para la gestión de flotas, como Novatrans, que cuenta con módulos que permiten conocer el estado de la flota y preparar la ruta de los vehículos.

Para consultar de manera más detallada las recomendaciones y los consejos de la Dirección General de Tráfico para conducir en verano puede consultar este enlace.

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La gestión interna de una empresa es fundamental para el buen funcionamiento de toda compañía. Y uno de los aspectos más importantes de las empresas de transporte de mercancías es esto mismo: los artículos que transportan. Por ello, resulta imprescindible su control, recuento y administración.

Para que esto se realice de la manera más productiva posible son de gran ayuda los partes de entrada y salida de artículos del almacén.

Estos partes es posible que algunas empresas lo realicen de manera manual en cuadernos, por ejemplo; sin embargo, el registro puede hacerse con cantidades aproximadas, haciendo que se generen más errores de administración, además de existir la posibilidad de que se pierdan estos documentos. Por ello, es aconsejable automatizar la información con programas informáticos con los que se recojan los datos con mayor exactitud. Este tipo de software, que puede desarrollarse personalizado para cada empresa o puesto de trabajo, controla cada uno de los movimientos que se producen en el seno de la compañía, aportando al usuario una visión global de esta.

Así, con los partes de entrada se pueden registrar todos los datos, detallados, de los artículos que entran en almacén –ordenado por familia, subfamilia, vehículo e itinerario. Y con los partes de salida, por lo contrario, se pueden registrar todos los artículos que salen de almacén.

Para aunar ambos registros, puede cumplimentarse un inventario. Mediante el inventario es posible llevar un recuento de todos los movimientos que se producen tanto de entrada como de salida de los artículos que se hallan en el almacén.

Con estos informes, el conocimiento de cómo está funcionando la empresa es mayor y mejor, lo cual repercute positivamente en la gestión interna y, en consecuencia, en la actividad de la compañía.

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Un software de gestión de flotas incrementa la rentabilidad, la productividad y la eficiencia de las empresas de transporte, ¿por qué?

En él la compañía puede registrar todos y cada uno de los movimientos que se produzcan en el seno de esta. Así esta herramienta de gestión controla lo relativo a la información referente a los artículos, y las entradas y las salidas de los mismos; o la información referente a clientes, proveedores, conductores -y su remuneración, dietas, jornadas, etc.-, multas, vehículos.

Como en todo tipo de empresas, uno de los bloques más importantes es la facturación. Este tipo de programas permite la gestión de los cobros y pagos, y generar facturas personalizadas.

El transporte y la logística van de la mano. Por ello, otro de los bloques fundamentales es aquel en el que se puede registrar todos y cada uno de los productos que entran y salen. Mediante los datos generales se forma una descripción global de la procedencia de la mercancía, como por ejemplo: parte, fecha, almacén, albarán, cliente, etc.

El aumento de la eficacia y la productividad de las empresas de transporte mediante un software de gestión se consigue, entre otros motivos, gracias a las estadísticas y los informes, como del consumo de gasoil, los beneficios obtenidos en un periodo, la facturación mensual, o de los partes de trabajo. Junto a este porqué se encuentra el hecho de que también ofrece información de taller, revisiones, neumáticos, gastos en combustible, lo cual permite prever acciones futuras y organizar este tipo de acciones, así como los gastos económicos y de tiempo que suponen.

Además, en el caso de nuestro software para empresas de transporte, Novatrans, permite la exportación contable (Contaplus, A3, Tecnópolis, Director, etc.), la importación de datos de repostajes y peajes, y avisos automáticos de la aplicación.

Todo lo anterior hace de un software de gestión de flotas un gestor documental con el cual, mediante los siguientes aspectos, se aumenta la productividad:

– Se tiene un control total y detallado de clientes, proveedores, vehículos y conductores. También de los gastos por vehículo y de los beneficios reales por kilómetro.

– Se emiten órdenes de carga y documentos de control.

– Existe la posibilidad de exportar a cualquier programa contable, y de obtener balances mensuales y estadísticas.

– Se conocen las próximas revisiones de los vehículos, a través de sistemas de alerta.

En resumen, en un único programa se posee toda la información que se genera en la empresa para poder administrar el día a día de la misma.

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Para una empresa de transportes la gestión del flujo de información es tan importante como la de la flota o los materiales. Cuando el volumen de movimientos es importante, se hace casi imposible llevarlo manualmente de forma eficiente. Por este motivo en el mercado existen múltiples sistemas informáticos de gestión de empresas denominados ERP (Enterprise Resource Planning) que facilitan el control de la actividad de la empresa.

A la hora de elegir un ERP hay múltiples opciones:

• Programas específicos, que son más sencillos, económicos y rápidos de implantar porque transfieren directamente la tecnología a la empresa, pero son menos adaptables. Son la solución ideal para empresas que están poco informatizadas o de menor tamaño.
• Programas genéricos, que son la solución para pymes que no dispongan de un programa específico para su sector pero que requieren realizar un esfuerzo mayor implantación y definición de los procesos de la empresa.
• Grandes programas ERP. Se adaptan a casi cualquier empresa y de cualquier tamaño. Al ser estándares tiene las mismas ventajas que los anteriores, pero al ser tan abiertos, solo son recomendables para grandes empresas por el enorme trabajo que requiere su implantación.
• Desarrollos propios. Algunas empresas optan por desarrollar internamente o de forma subcontratada la totalidad del programa. Tienen la problemática de que no hay detrás una empresa que les realice actualizaciones, por lo que mantenerlos al día con las novedades resulta muy caro.

Un ejemplo de sistema de planificación de recursos es Novatrans, un programa especializado para el sector del transporte desde el que gestionar toda la actividad de las empresas: contabilidad, control de almacenes, logística, revisión de la flota, gestión de nóminas, control de la producción, gestión de pedidos, control de clientes (CRM), etc.

La gran ventaja de tener toda la información de la empresa en un único programa reside en que se va a simplificar la introducción de los datos y en la disponibilidad de la información para todo aquel que la necesite. Novatrans también tiene el valor añadido de que puede ser consultado y utilizado en cualquier momento y en cualquier lugar, puesto que está adaptado a los nuevos dispositivos móviles.

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La página web de Novatrans Software de Gestión de Flotas, desarrollada por Solbyte Servicios Informáticos ocupa actualmente uno de los primeros puestos en los buscadores más importantes de Internet, como Google.
Gracias a la estrategia de posicionamiento que se lleva a cabo en Solbyte, su página web ha llegado a ocupar el primer lugar en las búsquedas de “software de gestión de flotas”. Esto es prueba de la efectividad de las técnicas que se ponen en marcha en esta empresa. En Solbyte se ofrece un amplio catálogo de servicios para mejorar el posicionamiento de los portales web de las empresas. El equipo de Solbyte, experto en técnicas de Search Engine Optimization (SEO), proporciona a sus clientes la posibilidad de ser líderes en los motores de búsqueda. Mediante la optimización de las estrategias en la web, se pueden obtener beneficios importantes, ya que aumentan las posibilidades de acceso a la web de la empresa.

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